Профессиональные секреты и тонкости деловой переписки

 

«Вам когда-нибудь приходилось смотреть на чистый лист бумаги и изо всех сил желать, чтобы вам в голову пришло хоть ЧТО-НИБУДЬ,
а фактически ЧТО УГОДНО? Но ничего не получалось. Приходилось?
Тогда мы с Вами говорим на одном языке. Потому что со мной такое случалось десятки раз»

Аллан Пиз, Пол Данн, Язык письма.

 

·         Вам тоже знакомы муки творчества при составлении деловых писем?

·         Вы сталкивались с проблемами подбора нужного слова, выбора логики изложения, отсева не относящихся к теме письма сообщений?

·         Ваши знания об этике деловых писем  не отличаются полнотой, а оформление не способствует улучшению восприятия их содержания?

·         Вы не очень четко представляете себе, что допустимо, а что неприемлемо  в электронной переписке.

·          Вы хотели бы уточнить современные  стандарты, регламентирующие  составление официальных писем.

·         Вы понимаете, что деловые письма - не только важнейший инструмент современной бизнес - коммуникации, но и важнейшая составляющая профессионального имиджа.

·         Вы хотите улучшить свое умение составлять грамотные, доходчивые и действенные  письма?

В этом Вам поможет программа «Искусство деловой переписки: профессиональные секреты и тонкости»

 

Программа  предназначена для всех сотрудников, активно ведущих деловую переписку. 

 

В программе тренинга:

I.   Роль писем в бизнес - коммуникации.  Специфика деловой  переписки по сравнению с другими формами общения (личный и телефонный контакт). Плюсы и минусы, возможности и ограничения.  

 

II. С чего начать?

1. Планирование  письма:

·          Цели деловых писем.

·          Квалификация адресата (его личность, потребности и полномочия) как отправная точка в составлении письма.

·          Сбор необходимой информации.

·          Составление плана письма.

·          Способы логического представления информации.

2. Выбор  стиля и языка изложения:

·          Требования к языку и стилю деловых писем.

·          Формально-деловой и неформально-деловой стиль: области применения, преимущества и недостатки.

·          Критерии выбора стиля.

·          Выбор лексики  в соответствии с целью письма.

·          Фразеологический конструктор: устойчивые речевые обороты для формально-делового и неформально-делового стилей.

 

III.  Работа над содержанием

1.         Структура делового  письма:

·          Основные элементы: обращение, вступление, основная часть, заключение, завершающая формула вежливости.

·          Вспомогательные элементы: подпись, P.S., приложение

     2.  Составление писем разной  тематики:

·          Коммерческое предложение

·          Поддержание текущих контактов с  клиентом

·          Письмо-просьба

·          Сообщение негативной информации: констатация отказа, ответ на  претензии, предъявление  претензий

·          Информационное письмо

·          Сопроводительное письмо

 

IV.  Оформление деловых писем

1.        Электронная переписка

2.        Письма на бланках компании (требования ГОСТ)

 

V.   Редактирование  и форматирование

1.      Способы достижения  ясности: длина предложений, уменьшение объема текста, расположение  ключевых слов

2.      Рекомендации по записи цифровой информации.

3.      Как  сделать письмо привлекательным  для чтения (использование визуальных эффектов)

4.      Экспресс-анализ эффективности письма.