Административные коммуникации
Цель данного тренинга – развитие навыков деловых коммуникаций, необходимых для обеспечения профессиональной административной поддержки руководителя / компании.
Целевая аудитория:
- сотрудники службы протокола
- секретари, ассистенты отделов
- персональные помощники руководителей
После прохождения тренинга участники:
- овладеют инструментами создания и поддержания благоприятного имиджа своей компании/руководителя
- смогут применять на практике нормы и правила делового этикета
- разовьют навыки личной эффективности и деловых коммуникаций (устных и письменных)
ПРОГРАММА
День 1
1. Этикет и нормы деловых коммуникаций
Деловой этикет и имидж компании
Искусство управления первым впечатлением. Эффекты восприятия
Базовые нормы дресс-кода. Деловой стиль в одежде
Культура речи как основа делового общения. Основные требования к культуре речи
Невербальные средства общения. Мимика, позы, жесты; этикетно-значимые жесты
Правила приветствия: вручение визитных карточек, рукопожатия
Основные приемы эффективной самопрезентации
2. Эффективная коммуникация с руководителем
Функционал и роль помощника руководителя применительно к деятельности компании
Ключевые вопросы субординации
Рабочие встречи “один на один” с руководителем: цели, преимущества и результаты
Получение информации (восприятие): навыки слушания, умение задавать правильные вопросы, подтверждение понимания
Профессиональная уверенность (ассертивность): признаки, трудности и преимущества
Восприимчивость к обратной связи (ресептивность): конструктивная реакция на критику
Делегирование заданий: понятие делегирования, трудности и преимущества, цели и роли вовлеченных сторон
3. Организация деловых встреч и переговоров
Типология деловых встреч
Основные этапы подготовки к деловой встрече
Подготовка информационно-справочных документов мероприятия
Соблюдение конфиденциальности. Использование аудио-, видео- и фотоаппаратуры при проведении деловых встреч
Прием делегации на своей территории
Деловая встреча «на выезде», правила рассадки по автомобилям
Ведение протокола деловых встреч
Выбор подарка для деловых партнеров. Что и в каких случаях стоит дарить
День 2
1. Деловая переписка
Входящая и исходящая корреспонденция
Внутренняя переписка. Докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.д.: виды, характеристика, особенности текста
Внешняя переписка: виды писем, характеристика, особенности текста, использование стандартных формул (клише)
Основные дипломатические нормы в деловой переписке
Различные стили в деловой переписке
Структура делового сообщения
Формы приветствия в деловой переписке
Стандартные формулировки для вступлений, завершений и приложений в деловых письмах
Призывы к действию в письмах
2. Телефонные переговоры
Основные стандарты профессионального телефонного общения
Протокол первых секунд - формирование корпоративной телефонной репутации
Ступени эффективного диалога при входящих и исходящих звонках
Телефонная дипломатия: прием, удержание и перевод звонков
Фиксация и передача телефонных сообщений
Взаимодействие со «сложными» собеседниками
3. Административный тайм-менеджмент
Организация собственного рабочего графика, планирование
Расстановка приоритетов. Метод АВС (по срочности), принцип Парето (по важности) и метод Эйзенхауэра (комбинированный)
Составление расписания руководителя
Распределение информации
Контроль исполнения поручений руководителя
Формы и методы работы
Информационные блоки с использованием слайд-шоу, дискуссии, анализ случаев из практики, деловые игры.
Пост-тренинговое сопровождение
Каждый участник получает рабочую тетрадь, в которой охвачены все темы тренинга и приведены подробные рекомендации, а также список рекомендованной литературы для самостоятельного изучения. Данные материалы помогут в дальнейшем использовать полученные знания на практике в профессиональной среде.
